บทที่ 2. ข้อมูล สารสนเทศ และความรู้
1. ข้อมูล สารสนเทศ
และความรู้
ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบัน
ทำให้ในแต่ละวันมีการผลิตข้อมูลขึ้นมาจำนวนมาก
ข้อมูลบางส่วนจะถูกนำมาประมวลผลเพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในด้านต่างๆ ตัวอย่างเช่นข้อมูลจากเว็บไซต์ที่มีจำนวนเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในแต่ละวัน
ซึ่งสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลเหล่านี้ได้เพียงค้นหาข้อความ รูปภาพ หรือวีดิทัศน์
ที่ตรงกับความสนใจเท่านั้น
แต่ไม่สามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาประมวลผลและแสดงความรู้ที่แฝงอยู่ได้อย่างมีประสิทธิผล
1.ข้อมูล (data) คือ สื่งที่ใช้อธิบายคุณลักษณะของวัตถุ
เหตุการณ์ กิจกรรม โดยบันทึกจาการสังเกต การทดลอง
หรือการสำรวจด้วยการแทนรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง
เช่น บันทึกไว้เป็นตัวเลข ข้อความ รูปภาพ และสัญลักษณ์
ตัวอย่างของข้อมูลต่างๆ
ที่นักเรียนสามารถพบเห็นได้เป็นประจำ เช่น เกรดที่รักเรียนได้รับในแต่ละวิชา
ราคาของสินค้าชนิดต่างๆ ในห้างสรรพสินค้า
2.สารสนเทศ (information) คือ
ผลลัพธ์ที่ได้จากการนำข้อมูลมาประมวลผล
เพื่อให้ได้สิ่งที่เป็นประโยชน์ในการนำไปใช้งานมากขึ้น เช่น ส่วนสูงนักเรียนหญิงนักเรียนชายแต่ละคนในชั้นเรียนเป็นข้อมูล
จะสามารถสร้างสารสนเทศจากข้อมูลเหล่านี้ได้หลายแบบ
เพื่อนำไปใช้ในจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น
การนำข้อมูลเหล่านี้เรียงตามลำดับจากมากไปน้อย
หรือการหาค่าเฉลี่ยของส่วนสูงของนักเรียนเพื่อให้นักเรียนได้เห็นความแตกต่างของข้อมูลและสารสนเทศอย่างชัดเจนมากขึ้น
จึงได้แสดงตัวอย่างของการเปลี่ยนข้อมูลมาเป็นสารสนเทศอย่างง่าย
3.ความรู้ (knowledge) เป็นคำที่มีความหมายกว้าง
และใช้กันโดยทั่วไป
ในด้านวิทยาการคอมพิวเตอร์หรือวิศวกรรมคอมพิวเตอร์กล่าวถึงความรู้ไว้ในหลายแง่มุม
แต่ความหมายในแง่มุมหนึ่งที่สอดคล้องกับข้อมูลและสารสนเทศ
ความรู้
คือ
สิ่งที่ประกอบด้วยข้อมูลและสารสนเทศที่ถูกจัดรูปแบบและประมวลผลเพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในปัญหาที่ต้องการนำข้อมูลและสารสนเทศเหล่านี้ไปแก้ไข
นอกจากนี้ยังมีนิยามของความรู้อีกด้านหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของข้อมูลและสารสนเทศคือ
ความรู้ที่แฝงอยู่ในข้อมูล เป็นสื่งที่สามารถสกัดจากสารสนเทศที่มีรูปแบบน่าสนใจ
เป็นจริงสำหรับข้อมูลใหม่หรือข้อมูลที่ไม่เคยเห็นมาก่อน
เป็นรูปแบบใหม่ที่มนุษย์ไม่เคยเห็นกันมาก่อน
ซึ่งผลลัพธ์สุดท้ายจาการวิเคราะห์สารสนเทศจะได้เป็นความรู้ที่เป้นประโยชน์ต่อผู้ใช้ได้
เราเรียกกระบวนการที่สามารถสกัดความรู้จากข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้เป็นอย่างดีในฐานข้อมูลว่า
การค้นพบความรู้ใน
ฐานข้อมูล
(knowledge discovery in
databases)
2. การจัดการความรู้
ในการบริหารองค์กร สิ่งหนึ่งที่เกิดขึ้นแต่ไม่สามารถประเมินคุณค่าเป็นตัวเงินได้
คือ ความรู้ที่ได้จากการปฎิบัติงาน เนื่องจากในการทำงาน การแก้ปัญหา
การแสวงหาความรู้ การนำความรู้มาปรับใช้ โดยพนักงานในระดับต่างๆ
เกิดขึ้นอยู่ตลิดเวลาในการทำงาน
พนักงานที่ปฎิบัติงานหนึ่งคนจะต้องใช้ความรู้และทักษะเฉพาะอย่าง
เพื่อทำงานให้ลุล่วงไปได้
ซึ่งการจำทำให้พนักงานหนึ่งคนสามารถปฏิบัติงานได้อย่างราบรื่นนั้น
จะต้องใช้การอบรมเพื่อสร้างความรู้รวมถึงทักษะให้กับพนักงานเหล่านี้
ซึ่งความรู้ที่ถ่ายทอดให้แก่พนักงานนี้ จัดว่าเป้นทุนทางปัญญา (intellectual capital) ซึ่งเป็นสื่งที่คุณค่าอย่างสูงกับองค์กร
เพราะความรู้บางอย่างต้องใช้งบประมาณและเวลาในการสร้างขึ้น
ทำอย่างไรจึงจะมามารถจัดการความรู้ในองค์กรเหล่านี้ให้เกิดประสิทธิภาพสูง สุด
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการความรู้
สามารถช่วยองค์กรในการจัดการความรู้เหล่านี้ได้โดยระบบนี้จะทำงานแตกต่างกัน
ไปตามจุดมุ่งหมายขององค์กร ซึ่งผู้ใช้ในองค์กรที่อาจประกอบด้วยพนักงานทั่วไป
ผู้บริหาร หรือบุคคลภายนอก จะเป็นผู้สร้างสารสนเทศเพื่อเก็บไว้ในระบบนี้
โดยระบบจะต้องสามารถจัดหมวดหมู่ ค้นหา
รวมถึงกระจายสารสนเทศเหล่านี้ให้กับผู้ใช้คนอื่นเพื่อให้ผู้ใช้แต่ละคน
สามารถนำสารสนเทศไปใช้ได้ตามสิทธิ์ของตนเอง
3. ลักษณะของข้อมูลที่ดี
มีคำกล่าวเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลไว้อย่างน่าฟังว่า
ถ้าข้อมูลเข้าเป็นขยะ สื่งทีออกมาก็จะเป็นขยะด้วย (Garbage In , Garbage Out) ซึ่งหมายความว่า
ถ้าข้อมูลที่นำไปประมวลผลเป็นข้อมูลที่ด้อยคุณภาพ
ผลลัพธ์ที่ออกมาก็ย่อมด้อยคุณภาพไปด้วย
ดังนั้นเราควรจะตระหนักถึงความสำคัญของการเก็บข้อมูล
รวมถึงการประมวลผลข้อมูลเบื้องต้นด้วย
1. ความถูกต้องของข้อมูล เป็นลักษณะสำคัญยิ่งของข้อมูล
ถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องแล้ว เราจะไม่สามารถได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องได้เลย ซึ่งประเด็นนี้เป็นเรื่องสำคัญที่เกิดขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับข้อมูลที่มี
ขนาดใหญ่ และไม่มีการตรวจสอบ เช่น
ข้อมูลในโลกอินเทอร์เน็ตซึ่งจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบก่อนนำมาใช้เสมอ
2. ความสมบูรณ์ครบถ้วนในการนำไปใช้งาน
ข้อมูลบางประเภทหากไม่ครบถ้วน
จัดเป็นข้อมูลที่ด้อยคุณภาพได้เช่นกัน เช่น ข้อมูลประวัติคนไข้
หากไม่มีหมูเลือดของคนไข้
จะไม่สามารถใช้ได้ในกรณีที่ผู้ร้องขอข้อมูลต้องการข้อมูลหมู่เลือดของคนไข้
หรือข้อมูลที่อยู่ของลูกค้า ที่กรอกผ่านแบบฟอร์ม
ถ้ามีชื่อและนามสกุลโดยไม่มีข้อมูลบ้านเลขที่ ถนน แขวง/ตำบล เขต/หรือจังหวัด
ข้อมูลเหล่านั้นก็ไม่สามารถนำมาใช้ได้เช่นกัน
3. ความถูกต้องตามเวลา ในบางกรณีข้อมูลผูกอยู่กับเงื่อนไขของเวลา
ซึ่งถ้าผิดจากเงื่อนไขของเวลาไปแล้ว ข้อมูลนั้นอาจลดคุณภาพลงไป
หรือแม้กระทั่งไม่สามารถใช้ได้ เช่น
ข้อมูลการให้ยาของคนไข้ในโรงพยาบาลในทางการแพทย์แล้ว ข้อมูลนี้จะต้องถูกใส่เข้าไปในฐานข้อมูลที่คนไข้ได้รับยาเพื่อให้แพทย์คน
อื่นๆ ได้ทราบว่า คนไข้ได้รับยาชนิดนี้เข้าไปแล้ว
แต่ข้แมูลเรื่องการให้ยาของคนไข้นี้
อาจไม่จำเป็นต้องได้รับการปรับทันทีสำหรับแผนกการเงิน
เพราะแผนกการเงินจะคิดเงินก็ต่อเมื่อญาติคนไข้มาตรวจสอบ
หรือคนไข้กำลังออกจากโรงพยาบาล
4. ความสอดคล้องกันของข้อมูล ในกรณที่ข้อมูลมาจากหลายแหล่ง
จะเกิดปัญหาขค้นในเรื่องของความสอดคล้องกันของข้อมูล เช่น
ในบริษัทแห่งหนึ่งซึ่งเก็บข้อมูลที่อยู่ลูกค้า หากต้องการนำข้อมูลไปควบรวมกับบริษัทอีกแห่งหนึ่งซึ่งมีข้อมูลของลูกค้าอยู่
เช่นกัน แต่ข้อมูลในการจัดส่งเอกสารของบริษัทแห่งแรก
เป็นที่อยุ่ที่พักอาศัยของลูกค้า
ในขณะที่ข้อมูลในบริษัทที่สองเป็นที่อยู่ของสถานที่ทำงานลูกค้า
ข้อมูลจากทั้งสองบริษัทนี้เป็นข้อมูลที่ถูกต้องสอดคล้องตามเวลาทั้งคู่
แต่ถ้าต้องการเก็ยข้อมูลที่อยู่ลูกค้าเพียงที่อยู่เดียว ก็จะเกิดปัญหาขึ้นได้
ตัวอย่างของการไม่สอดคล้องกันของข้อมูล
4. การจัดเก็บข้อมูล
เมื่อเห็นความสำคัญของข้อมูลแล้ว
ทำอย่างไรจึงจะเก็บรักษาข้อมูลเหล่านั้นให้คงอยู่ รวมถึงทำให้สามารถประมวลผลข้อมูลนั้นได้อย่างรวดเร็วโดยมากและจะรวมอยู่ใน
ระบบฐานข้อมูล ซึ่งนำมาใช้ในการจัดเก็บการเข้าถึงและการประมวลผล
ข้อดีในการนำฐานข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในองค์กรหรือหน่วยงาน
เช่น
– การจัดเก็บอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถลดภาระการเก็บเอกสารที่เป้นกระดาษได้
รวมถึงการทำซ้ำเพื่อสำรองข้อมูล สามารถทำได้สะดวกและรวดเร็ว
– การตอบสนองต่อความต้องการได้อย่างรวดเร็ว เช่น
ข้อมูลประวัติการบำรุงรักษารถยนต์และข้อมูลประวัติคนไข้
ผู้ใช้ที่ต้องการนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้งาน
สามารถเข้าถึงระบบฐานข้อมูลและนำข้อมูลที่ต้องการไปใช้ได้
– การจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลให้แก่ผู้ใช้ในแต่ละระดับขององค์กร
เช่น ผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลของทุกหน่วยงานได้ แต่ผู้ใช้ทั่วไปในแผนกการเงิน
ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลประวิติของฝ่ายบุคคลได้ เป็นต้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น